GTD (Getting Things Done)을 알게 되고나서 어떻게 하면 편리하게 이것을 적용할 수 있을까 하는 생각에 몇 가지 소프트웨어와 웹서비스를 찾아보다가 RTM을 발견하게되었습니다.
Life is Good에 소개된 소프트웨어인 GTD free는 괜찮은 소프트웨어지만 복수 대의 컴퓨터에 동기화를 할 수 없는 문제가 있더라구요. 국산 소프트웨어인 Life Manager도 있기는 한데 GTD free와 유사할 것 같아서 사용을 해보지는 않았습니다. Gmail의 Label 기능을 사용해서 GTD를 활용하시는 분도 계시네요.
이것 저것 찾아보기도 하고 직접 만들어서 사용할 까라는 배보다 배꼽이 더 큰 생각을 하다가 발견한 것이 RTM 입니다. RTM은 원래 GTD를 위해서 만들어진 서비스라기 보다는 일반적인 할 일 관리 서비스입니다. 당연히 무료 이고요. (유료인 부분도 있습니다.)
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먼저 RTM에 가입을 하면 아래와 같은 화면을 보실 수 있습니다. 스크린 샷은 도움말에서 갖고와서 영문으로 나오지만 한국어를 거의 완벽하게 지원하기 때문에 사용에 불편함을 없으리라 생각합니다.
우측 상단에 있는 Tasks(할 일) 또는 우측에 있는 Continue to Tasks (할 일 목록으로 이동)을 누르시면 아래와 같은 화면을 보실 수 있습니다. 아래 화면에서 Inbox, Personal, Study, Work, Sent 등이 할 일의 분류이고 아래에 할 일들이 보이게 됩니다.
각각의 할 일 좌측에는 색깔로 우선 순위를 표시 해 줍니다. 그리고 우측에는 정보들이 표시되도록 되어 있습니다. 기본 구조는 이렇게 단순 합니다. RTM에 대한 소개는 사이트에 잘되어 있으니 도움말을 보시는게 좋겠네요. 몇 가지 중요한 특징들을 나열 하자면 아래와 같습니다.
- 구굴 기어스 (Google Gears)를 이용해서 오프라인 모드를 사용할 수 있습니다. 즉, 노트북에 인터넷이 연결 않된 상태에서도 정보를 볼 수 있고 추가/수정 등의 작업을 할 수 있습니다.
- IPhone 이나 Smart Phone에서 사용할 수 있는 소프트웨어 들이 있습니다. 이 부분은 유료인 부분이 있습니다. (저는 사용하지 않지만..)
- Google calendar에 연동이 됩니다.
- Gmail Labs가 활성화 되면 gmail에서도 목록을 볼 수 있다고 하네요. (설명 보기)
- RTM에 사용자 간에 할 일을 공유하고 위임할 수 있습니다.
- 각각의 할 일에 Tag를 붙일 수 있습니다.
GTD를 적용하기 전에 알아야 할 것
앞에서 말쓰드린 데로 RTM은 기본적으로 GTD 만을 위한 것이 아닙니다. 다만 매우 유연한 구조를 갖고 있어서 손쉽게 GTD를 적용해서 사용할 수가 있습니다. GTD 내용으로 넘어가기 전에 알아야 할 것이 있는데 그게 바로 Smart List라는 기능입니다.
위에 스크린 샷에서 받은 할 일, 보낸 할 일 같은 회색 탭이 각각 일반 목록, 즉 General List 입니다. 필요에 따라서 여러개의 리스트를 만들어서 리스트별로 할 일 목록을 관리할 수 있습니다. 그럼 Smart List는 무엇인가 하면 특정 조건에 맞는 할 일 목록을 보여주는 기능을 말합니다. 위 스크린 샷에서는 파란색 탭이 그것을 나타냅니다. (참고로 하야색 탭은 현재 선택된 탭을 말합니다)
예를 들어서 일주일 안에 마감일이 있는 일들만을 보여주는 목록을 만든다면 그런 목록을 Smart List라고 합니다. 이런 목록을 수동으로 관리하는 것이 아니라 조건을 설정 해놓으면 자동으로 목록이 갱신되는 것입니다.
스마트 목록을 만드는 방법은 간단합니다. 일단 연습을 위해서 지금 떠오르는 몇 가지 일을 등록하세요. 그리고 다음 절차를 따르면 됩니다. 실제로 Smart List를 만드는 시점에 해당 리스트의 조건에 부합하는 할 일이 없더고 하더라도 문제는 없습니다.
- 먼저 Smart List를 생성할 조건으로 검색을 수행합니다. 검색창은 우측 상단에 아래와 같은 모습으로 있습니다. 단순하게 할 일의 제목을 참조해서 찾을 수도 있지만 검색 옵션 보기 링크를 누르면 복잡한 검색 옵션을 생성할 수 있습니다. 복잡한 검색 옵션 역시 검색 연산자들을 이용해서 만들 수 있습니다.
- 검색 조건이 완성되면 해당 조건으로 검색을 수행합니다. 검색 조건에 따라서 해당 검색 조건에 맞는 할 일 목록이 나올 수도 있고 또는 아무런 목록도 나오지 않을 수도 있습니다. 아래는 tag:@home 이라는 검색 조건으로 검색을 했을 때 우측 화면에 보이는 내용입니다. 검색 조건 및 검색 결과에 대한 요약 정보가 보이고 있습니다.
- 이 검색 조건을 갖고 Smart List를 생성합니다. 생성 방법을 위해서는 위 화면에 보이는 저장 탭을 누르고 나오는 페이지 (아래)에서 Smart List의 이름을 입력하고 저장을 누르시면 됩니다. 아래는 제가 @Home이라고 Smart List의 이름을 정한 예제입니다.
GTD에 대한 이해를 하고 계신 분은 여기까지의 내용을 보시면 대략 어떻게 설정을 하면 될지 추측이 되실겁니다.
