GTD를 위해서 RTM으로 설정하는 순서는 단순합니다.
- 기존의 모든 리스트를 삭제합니다.
- RTM을 위해서 필요한 Smart List들을 생성합니다.
- 끝
GTD를 위한 RTM 설정
가입을 하시면 몇 가지 리스트가 기본으로 설정되어 있습니다. 일단 이것들을 모두 삭제합니다. 현재 추가해 놓은 할 일 목록은 걱정하지 않으셔도 됩니다. 절대 지울 수 없는 두개의 기본 리스트 중에 하나인 받은 할 일(Inbox)로 자동으로 옮겨집니다. 다른 하나는 보낸 할 일(Sent)입니다.
목록을 삭제하기 위해서는 우측 상단에 있는 설정(Settings) 링크를 누르고 나오는 페이지에서 목록(Lists) 탭을 선택하세요. 그러면 현재 모든 목록이 나오는데 그것들을 선택해서 삭제하시면 됩니다.
그 다음 하실 일은 Smart Lists들을 생성하는 것입니다. Smart Lists의 생성은 1편에서도 말씀드렸듯이 다음과 같은 순서로 진행됩니다.
- 검색 조건을 만들어서 검색 수행
- 검색 조건을 Smart List 이름으로 저장
| 이름 | 검색 조건 | 설명 |
| 1_Bucket | status:incomplete and isRepeating:false and isTagged:false | 새롭게 추가된 할일 목록을 보여주는 리스트 |
| 2_Review | status:incomplete and isRepeating:false and isTagged:true not tag:na not tagContains:+ | 리스트에 추가되고 분류는 되었으녀 다음 하일 (Next Actions)에 해당하지 않는 일들에 대한 리스트 |
| 3_Next Actions | (status:incomplete and tag:na) or dueBefore:today or due:today | 다음에 할 일 들을 보여주는 리스트 |
| 4_Completed | status:completed | 완료된 일들에 대한 리스트 |
| @Buy | tag:@buy | 사야 될 것들에 대한 리스트 |
| @Home | tag:@home | 집에서 할 일 들에 대한 리스트 |
| @Office | tag:@office | 회사에서 할 일 들에 대한 리스트 |
| @Someday | tag:@someday | 언젠가 (일정 미정) 할 일 들에 대한 리스트 |
이름 앞에 1 또는 @를 붙인 이유는 리스트들이 보이는 순서를 제가 원하는 데로 나열하기 위해서입니다. 일단 이렇게 설정을 해 놓으면 아래와 비슷한 모습으로 바뀌게 됩니다.
왜 Smart List를 이렇게 설정했는지는 상요 방벙과 함께 설명해드리겠습니다.
RTM과 함께 GTD 사용하기
먼저 모든 새로운 할 일들은 1_Bucket에 들어가게 됩니다. GTD Framework에 따르면 일단 현재 생각나는 모든 할 일들을 Bucket에 넣습니다. Bucket에 할 일들을 모두 넣었다면 이제 해당 목록의 일들을 위에서 부터 하나씩 처리를 해 나갑니다.
GTD에서 말하는 2분 내에 할일은 바로 처리를 해야 하지만 나머지 일들은 다른 목록으로 옮겨놓게 됩니다. 그 과정을 RTM에서는 태깅을 통해서 하게 됩니다. 저는 Tag가 너무 많아지면 관리하기 힘드니까 단순한 Tag 룰을 만들었습니다.
- @buy - 다음에 사야될 것들에 대한 태그입니다. 예를 들어서 어떤 블로그를 보다가 읽고 싶은 책을 발견하면 일단 "XXX 책 구매하기"라고 Bucket에 넣어 둡니다. 그리고 Bucket을 비울 때 @buy라는 태그를 붙이는 것이지요. 그러면 이 항목은 @Buy라는 탭에 보이게 됩니다.
- @home - 집에서 해야 될 일에는 @home이라고 붙여 둡니다.
- @office - 회사해서 해야 될 일들에 사용합니다.
- @someday - 언제가 해야 될 일 또는 하고 싶은 일들에 붙여두는 태그입니다. 예를 들어서 저의 할 일 목록에 이 태그가 붙은 것 중에 하나는 NHK 다큐 '글로벌 마켓 (7부작)' 보기입니다.
- na - next actions (다음 할 일)의 약자로서 사용합니다. 즉, 바로 해야 될 일 목록에 포함을 시키도록 하는 것입니다. 이 태그가 설정된 할 일은 3_Next Actions에 보이게 됩니다. 예를 들어서 할 일 목록 중에 김대리와 발주 건에 대해서 협의라는 할 일이 있다고 합시다. 이 일은 회사에서 해야 되는 일이고 바로 챙겨야 하는 일 중에 하나라면 @office,na 라고 태그를 붙이게 됩니다.
- +xxxx - 여기에서 xxxx는 아무 이름이나 쓰셔되 됩니다. +는 프로젝트에 포함되는 할 일 앞에 붙이는 내용입니다. GTD에서 프로젝트는 복수 개의 행동이 필요한 일을 지칭합니다. 예를 들어서 여행 준비라는 할 일이 있다고 합시다. 이 경우에 이 할 일은 여러 개의 행동의 조합을 통해서 완료 할 수 있습니다. 연권 챙기기, 호텔 예약하기 등등 많겠지요. 왜 프로젝트는 따로 관리하는지 아래에서 다루겠습니다.
일상 생활은 3_Next Actions에 나와있는 할 일 목록과 함께 하면 됩니다. 이 목록에 나오는 할 일들을 하나씩 처리하시면 되겠습니다. 그 중에서 무얼 먼저 해야 하느냐는 스스로 판단하셔야 하겠지만 내가 해야될 모든 일들에 대한 고민에서 허우적 거릴 필요는 없으니까요.
2_Review에 있는 항목들은 언젠가 3_Next Actions로 갈 할 일들입니다. 주기적으로 (예를 들어서 매일 아침) 2_Review에 있는 할 일 목록을 하나씩 살펴 보면서 다음 할 일이 되어야 할 것들을 3_Next Actions로 옮김니다. 여기서 옮긴다는 의미는 해당 할 일에 na라는 태그를 추가한다는 것을 말합니다.
GTD에 대한 이해를 하고 계시다면 이 정도면 사용 방법 설명이 충분할 것 같습니다. 자신의 목적에 맞게 몇가지 Smart List를 더 생성해서 사용하실 수도 있습니다.
프로젝트에 대한 추가 설명
앞에서 말씀드렸듯이 GTD에서 프로젝트는 복수개의 행동을 필요로 하는 할 일을 의미합니다. 앞의 예제처럼 여행 준비는 행동이 아닙니다. GTD 프레임웍에서는 모든 할 일을 행동으로 분리해서 정리해 두라고 합니다. 그래야만 매번 고민을 하지 않고 빠르게 다음 행동으로 넘어갈 수 있기 때문이지요. Inuit님은 이런 걸 카우보이 스타일 이라고 하시더군요.
제가 RTM에서 프로젝트를 관리하는 방식은 이렇습니다. 여행 준비라는 할 일이 Bucket에 있었다면 일단 이에 대한 프로젝트를 하나 만듭니다. 정확히는 이 프로젝트에 대한 Smart List를 만드는 것이지요. 검색 조건은 tag:+trip_prep 정도로 하겠네요. 그리고 Smart List 이름은 prj_여행 준비라고 합니다. 그리고는 여행 준비를 위해서 필요한 모든 행동들을 추가하면서 +trip_prep라는 태그를 붙이겠지요.
저는 프로젝트에 포함되는 행동들은 2_Review에 보이지 않도록 설정했습니다. 검색 옵션을 보시면 태그에 +가 들어가있으면 제외되록 했습니다. 왜냐하면 프로젝트의 행동들은 서로 연관성들이 깊기 때문에 리뷰를 할 때 하나의 행동만을 보고 판단을 할 수 없기 때문입니다.
따라서 주기적으로 (매일 아침) 리뷰를 할 때에는 2_Reivew에 있는 항목들과 각각의 프로젝트 Smart List의 항목들을 둘러봅니다.
마치면서
오랫만에 장문의 글을 두개나 작성했네요. 헥헥...
저는 특히 벤처 기업에서 근무하는 분들에게 GTD를 추천해 드립니다. 제 경험상 벤처에서는 빠르게 바뀌는 외부 환경에 매우 민감하게 나의 업무가 변합니다. 주변을 둘러 보더라도 이런 과정에서 할 일들을 놓치는 모습을 많이 보게 됩니다. GTD가 이런 분들에게 많은 도움을 주리라 생각하고 RTM이 매우 적절한 툴이 아닌가 싶습니다.
